할 일 목록을 만들고 실제로 일을 완료하는 방법

일에 대해 불안할 때 스트레스를 줄이고 압도를 줄이는 가장 강력한 방법 중 하나는 펜과 종이 한 장을 들고 앉아서 해야 할 일을 모두 적는 것입니다. 어떤 작가의 작업 완료 , David Allen은 마인드 스윕을 호출합니다. 뇌의 인지 과부하를 완화하고 해야 할 모든 일을 나열한 것을 볼 수 있을 때 뇌가 말하는 것만큼 나쁘지 않다는 것을 알면 위안을 얻을 수 있습니다.

그러나 해야 할 일을 머릿속에서 모두 지운다고 해서 작업이 완료되는 것은 아닙니다. 그것은 단지 첫 번째 단계일 뿐입니다.

할 일 목록 작성의 이점을 실제로 얻으려면 할 일 목록을 훨씬 더 효과적으로 만들 수 있는 몇 가지 방법이 있습니다.

1. 해야 할 일을 명확히 하라

나는 종종 다음과 같이 작성된 작업으로 목록을 작성하는 것을 봅니다. 팀과 대화 또는 프레젠테이션 준비 . 이와 같은 작문 작업의 문제점은 명확하지 않다는 것입니다. 풀리지 않은 질문이 많이 있습니다. 무엇에 대해 Tim과 이야기를 나누세요? 어떤 프레젠테이션? 무엇을 준비해야합니까?

작업을 작성할 때 무엇을 하고 싶은지 알게 될 것입니다. 그러나 주말이나 며칠이 지나면 성취하고자 하는 것이 흐릿해지고 불분명해집니다. 쓰는 것이 훨씬 낫다. 다음 주 베를린 여행에 대해 팀과 대화하기 또는 다음 주 이사회 발표를 위한 개요 준비 . 물론 추가 단어를 작성하는 데 몇 초가 더 걸릴 수 있지만 나중에 작업을 수행할 때 자신에게 감사할 것입니다.

이와 같은 작업 작성 당신이하고 싶은 것에 대해 매우 명확하게합니다 . 그리고 작업을 시작하기 위해 자리에 앉으면 해당 작업을 수행하는 데 무엇이 관련되어 있는지 정확히 알 수 있으므로 작업할 항목에 대해 더 나은 결정을 내릴 수 있습니다.광고하는

또한 명확성으로 인해 수행해야 할 작업을 기억하려고 몇 분을 보낼 필요 없이 올바른 파일을 가져와 바로 시작할 수 있기 때문에 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

2. 무작위로 작업 날짜를 지정하지 마십시오.

당신이 작성하는 모든 작업에 날짜를 추가하는 것은 매우 유혹적입니다. 당신은 그것을 하는 것을 잊고 싶지 않습니까? 당신이 할 일 목록에 넣은 모든 작업에 무작위로 날짜를 지정하는 것의 문제는 결국 선택한 날짜에 수행할 필요가 없는 압도적인 일일 작업 목록, 작업 일정을 조정하거나 그냥 무시할 것입니다.

대신 더 전략적으로 접근하세요. 그 날에 하고 싶은 경우에만 작업에 날짜를 지정하십시오. 나는 그 사람이 하루에 연속 회의를 할 때 매일 20~30개의 작업 목록을 수행하는 것을 보았습니다. 이러한 상황에서는 작업을 완료할 방법이 없습니다.

일일 할일 목록에 알림 작업을 넣어도 괜찮습니다. 알림 : 프로젝트 X 검토 – 해야 할 일이 있습니까? 또는 할 전화 목록을 만들고 통화 목록을 검토하라는 일일 작업을 하나 만드십시오. 매일 할 일 목록을 관리 가능하고 현실적으로 유지하기 위해 노력하십시오.

매주 약간의 시간을 할애하여 달력에 있는 내용을 기반으로 한 주를 계획하면 할 일 목록을 보다 효과적으로 유지하는 데 도움이 됩니다. 그런 다음 작업에 날짜를 추가할 수 있습니다. 회의 없이 사무실에서 조용한 하루를 보낼 때 할 일 목록을 더 길게 만드십시오. 출장 중이라면 목록에 있는 작업의 수를 줄이십시오.

3. 일일 목록을 10개 이하로 유지

내가 사람들에게 이것을 제안하면 그들은 종종 나를 비웃습니다. 그들은 자신이 그보다 훨씬 더 바쁘고 목록에 최소 20개의 작업이 있어야 한다고 생각합니다.광고하는

여기서 문제는 당신이 매일 겪게 될 모든 주의 산만, 비상 사태 및 방해에 있습니다. 당신은 그 20개의 작업을 완료하지 못할 것입니다. 목록에 있던 작업의 25~50%를 다시 예약하기 때문에 좌절감에 시달리며 하루를 마감하게 될 것입니다.

대신 하루가 끝날 때 다음 날의 우선 순위를 정하는 데 약 10분에서 15분을 보내십시오. 목록에서 가장 중요한 10가지 작업을 선택하십시오. 어떤 식으로든 강조 표시합니다. 많은 할 일 목록 관리자는 작업에 플래그를 지정하는 방법이 있으므로 다음 날 완료하려는 10가지 작업에 플래그를 추가할 수 있습니다.

이렇게 하면 중요한 일에 계속 집중할 수 있을 뿐만 아니라 하루에 가장 긍정적인 영향을 미칠 작업을 선택해야 합니다.

이러한 방식으로 할 일 목록의 우선 순위를 정하기 시작하면 자연스럽게 더 집중하게 되고 프로젝트와 목표를 추진하는 작업에 더 많은 귀중한 시간을 할애하게 됩니다.

4. 유사한 작업을 함께 그룹화

할 일 목록을 보면 많은 작업이 본질적으로 유사하다는 것을 알 수 있습니다.

예를 들어 고객에게 전화를 겁니다. 일일 목록에 고객에게 전화를 거는 것과 관련된 2~3개의 작업이 있는 경우 이를 함께 그룹화하여 동시에 수행하십시오. 30분 정도 시간을 정하여 전화를 걸고 차례로 하십시오. 마찬가지로 이메일과 관련된 작업이 있는 경우 해당 작업도 함께 그룹화하십시오. 당신은 당신이 훨씬 더 많은 일을 하고 있다는 것을 알게 될 것이고 당신의 마음은 당신이 하고 있는 일에 훨씬 더 집중하게 될 것입니다.광고하는

하루 종일 다양한 유형의 작업을 전환할 때 혼란스러울 수 있습니다. 효율성과 생산성에 훨씬 더 좋습니다. 비슷한 일을 함께 하다 . 올바른 도구(앱, 전화 이메일 등)가 열려 있으면 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

5. 할 일 목록을 동기부여하기

이메일에 답장을 보내거나 고객의 후속 전화를 받는 등의 작업을 작성할 때 거기에는 진정한 동기가 없습니다. 그저 일과를 하는 것 같은 느낌입니다. 가능하면 이메일 받은 편지함을 0으로 만드는 것과 같은 작업을 작성하고 고객에게 전화하여 만족하는지 확인하십시오. 이것은 단순해 보일 수 있지만 할 일 목록에는 감정적 가치가 없는 경우가 많습니다. 할 일의 목록일 뿐입니다.

목록을 더욱 고무적으로 만드는 데 도움이 되도록 감정적인 반응을 불러일으키도록 과제를 작성하십시오. . 고객을 기쁘게 하는 것은 단순히 전화를 거는 것보다 더 많은 동기를 부여할 것입니다. 왜냐하면 그것이 당신의 일이거나 매일 이메일 받은 편지함을 0으로 만들기 위해 자신과 경쟁하는 것이 작업에 약간의 불꽃을 더하기 때문입니다.

할 일 목록에 동기를 부여하는 또 다른 방법은 일일 목록을 짧게 유지 . 위에서 썼듯이 매일 할 일 목록에 10개 이하의 작업이 있으면 달성 가능하다고 느낄 것입니다. 20개에서 30개 사이의 작업이 있으면 압도적으로 느껴질 것입니다. 일일 목록을 보고 영감을 받는 것이 목록을 보고 의욕을 상실하는 것보다 훨씬 낫습니다.

6. 주간 검토 수행

데이비드 앨런의 책을 읽은 사람이라면 작업 완료 책, 당신은 주간 리뷰에 대한 모든 것을 알게 될 것입니다. 그러나 얼마나 많은 사람들이 그것을 건너 뛰는지에 놀랐습니다. 할 일 목록을 최신 상태로 유지하려면 주간 검토가 중요합니다.

일주일 동안 바쁘게 돌아다니다가 무언가를 놓치게 될 것입니다. 우리는 인간이고 우리가 한 작업을 확인하는 것을 잊어 버릴 것이고 시간에 민감한 작업을 추가하고 날짜를 추가하지 않으며 작업 추가를 잊어 버릴 것입니다. 주간 검토는 한 시간 동안 멈춰서 해야 할 일에 대한 큰 그림을 보는 것입니다.광고하는

이상적으로는 주의가 산만하지 않은 장소에서 주간 검토를 수행하여 해야 할 일에 집중하고 다음 주를 계획할 수 있어야 합니다. 모든 작업을 함께 모아 보세요. 노트북에 작업을 적어두고 할 일 목록에 추가하지 않았을 수 있으며 더 이상 필요하지 않거나 완료한 작업을 정리하십시오.

주간 검토를 수행하면 완전히 제어할 수 있습니다. 이를 통해 작업을 계속 파악하고 다음에 해야 할 일과 나중으로 미룰 수 있는 일을 결정할 수 있습니다. 내가 아는 최고의 방법이다 계획과 방향으로 한 주를 시작하다 그리고 그것은 당신이 올바른 일을 하고 있는지 확인하고 당신의 프로젝트나 목표를 진전시키지 못하는 사소한 일에 휘말리지 않도록 하는 방법입니다.

결론

할 일 목록을 적절하게 사용하면 최선을 다하고 놀라운 일을 성취할 수 있는 동기와 원동력이 될 수 있습니다. 중요한 일에 계속 집중할 수 있게 해주고 그렇지 않으면 놓칠 수 있는 작업을 놓치는 것을 막아줍니다.

할 일 목록은 머리 속으로 모든 것을 기억하려고 하는 대신 해야 할 일을 모두 외현화하여 더 창의적인 노력을 위해 마음의 공간을 확보하기 때문에 스트레스를 줄이고 압도하는 데 도움이 됩니다.

주요 내용을 요약해 보겠습니다.

해야 할 일을 매우 명확하게 작성하십시오. 누군가에게 전화를 걸어야 하는 경우 작업에 전화번호를 입력하여 번호를 찾는 시간을 절약하십시오.
무작위가 아닌 의미 있는 날짜를 추가하세요. 매일 해야 할 일 목록에 그날 해야 할 일만 있으면 올바른 일에 훨씬 더 집중할 수 있습니다.
할 일 목록에서 하루에 최대 10개에서 12개의 플래그가 지정된 작업만 허용합니다. 이는 해당 작업만 수행한다는 의미가 아닙니다. 하루가 끝날 때 시간과 에너지가 있다면 언제든지 더 많은 일을 할 수 있습니다.
유사한 작업을 그룹화하여 동시에 수행하는 작업 유형에 집중할 수 있습니다. 이것은 피하는 데 도움이됩니다 멀티태스킹의 위험 .
의미 있고 동기를 부여할 수 있도록 작업을 작성하십시오. 당신은 당신의 목록을 보고 일에 몰두하고 일을 하도록 동기를 부여받기를 원합니다.
전체 주간 검토를 놓치지 마십시오. 이것은 모든 것을 함께 유지하고 관련성을 유지하는 접착제입니다.