명확하고 이해할 수 있는 지침을 제공하는 것은 하기 쉬운 것처럼 들리지만 실제로는 특히 사무실 환경이나 비즈니스 내에서 실제로는 더 복잡할 수 있습니다. 혼합된 메시지, 가정 및 여러 옵션은 수신된 메시지가 실제 의미와 다를 수 있음을 의미합니다.

올해 초, 저는 elance.com에서 VA(가상 비서)의 도움을 받기로 결정했습니다. 나는 전에 가상 비서를 사용한 적이 없었고, 당신의 지시가 당신이 원하는 방식으로 이해되고 행동하기를 기대한다면 명확하고 정의된 방향을 제시하는 것의 중요성을 빨리 가르쳐주었습니다! 지침을 이메일로 전달하거나 서면으로 지시할 때 어조를 측정하기 어렵고 물리적으로 지적할 수 없기 때문에 지침을 전달하기 위해 얼굴을 마주하지 않을 때 이것은 특히 중요합니다!

또한, 저의 VA는 영어가 모국어가 아닌 말레이시아에 기반을 두고 있었기 때문에 명확한 지침을 제공하는 것이 훨씬 더 중요했습니다!

내 경험을 바탕으로 명확하게 지시하고 원하는 작업을 완료하는 방법에 대한 7가지 주요 팁을 공유하고 싶습니다!광고하는

1. 그들이 당신이 의미하는 바를 알고 있다고 가정하지 마십시오

그들이 말하는 것을 알다시피, 그 가정은 모든 실수의 어머니입니다! 사람들이 당신이 의미하는 바를 알고 있다고 생각하는 바보가 되지 마십시오. 사무실이나 비즈니스에 있는 대부분의 사람들은 직관적이고 전원이 켜져 있지만 마인드 리더는 아닙니다. 명확한 지침을 전달할 때 필수 사항은 수신자가 귀하가 의미하는 바를 알고 있다고 가정하지 않는 것입니다. 이는 업계 약어부터 다른 부서 또는 조직의 누구에게 연락해야 하는지에 이르기까지 무엇이든 될 수 있습니다. 세부 사항을 설명하는 데 몇 초만 더 걸릴 것입니다.

예를 들어, 나는 VA에게 tweetdeck(미리 작성된 트윗을 예약하는 앱)을 사용하도록 지시했지만, tweetdeck에 대해 들었다고 해서 그들이 있다는 것을 의미하는 것은 아니며 그들이 있다고 가정하는 것이 잘못되었습니다.

2. 명확하고 구체적이어야 합니다.

모든 사람이 와플을 좋아하지만(메이플 시럽을 살짝 떨어뜨려 주세요) 대화 중에 와플을 좋아하는 사람은 아무도 없습니다. 특히 이메일이나 일련의 지침이 아닐 때는 와플을 좋아하지 않습니다. 일련의 지침을 뒤죽박죽으로 만들고 싶지는 않지만(이는 시간 낭비가 될 수 있고 솔직히 말해서 잠시 후에 꺼집니다) 지침이 명확하고 구체적이며 간결한. 개인적으로 나는 그것을 버터로 사용하지 않는 것을 선호하며 지침을 너무 화려하게 만들어서 혼란만 일으키기보다는 행동하거나 전달해야 할 사항에 대한 요점을 바로 알고 싶습니다.

예를 들어, 몇 가지 주요 이해 관계자에게 브리핑 중 일부를 보내라고 지시하지 말고, 대신 몇 명의 이해 관계자와 누구에게, 어떤 브리핑을 했는지 명시하십시오! 나는 종종 그것이 와플에 대한 유혹을 줄이고 당신의 지시와 행동에 더 집중하는 데 도움이 되기 때문에 글머리 기호에 도움이 된다는 것을 알게 되었습니다.광고하는

3. 시간 프레임 제공

시간 프레임과 마감 시간을 구체적으로 지정하지 않아 문제를 혼동하지 마십시오. 당신이 곧 생각하는 것은 대단히 동료와 다릅니다. 앞으로 몇 시간이 머지 않았다고 생각하지만 지시한 직원이 며칠 내로 생각했다면 이 커뮤니케이션은 모든 비즈니스나 프로젝트에 심각한 영향을 미칠 것입니다!

4. 예를 들어라

가능하면 예를 들어야 합니다. 이것은 그들이 역할을 처음 접하거나 이전에 작업을 수행한 적이 없는 경우에 특히 유용합니다. 이것은 지침에 명확성을 추가하고 그것이 의미하고 원하는 것이 무엇인지에 대한 명확한 그림을 형성하는 데 도움이 될 것입니다.

예를 들어, 새 제품에 대한 고객 만족도 설문 조사를 설계하도록 요청하는 경우 이전에 아이디어를 제공하는 데 사용된 다른 설문 조사의 예를 보낼 수 있습니다.

5. 대안을 제시하라

지침을 전달할 때 선호하는 지침 옵션이 실행 가능하지 않거나 사용할 수 없는 경우를 대비하여 몇 가지 대안을 제공하는 것을 고려해 볼 가치가 있습니다.광고하는

예를 들어, 이번 달 20일에 재무 이사와 2시간 동안 회의를 설정하기를 원할 수 있습니다. 20일에 가능하지 않은 경우 26일 오후에 괜찮거나 대신 Commercial Analyst를 만날 수 있습니다.

대안을 제공함으로써 직원이 최소한의 소란과 끊임없는 확인으로 작업을 완료할 수 있도록 권한을 부여합니다. 다른 사람에게 작업을 맡기는 것의 장점은 작업을 수행할 필요가 없기 때문에 시간을 절약할 수 있다는 것입니다. 대안을 설정하면 계속해서 질문에 응답해야 하는 경우 시간을 절약할 수 없습니다.

6. 경계 설정

개인적으로 저는 마이크로 매니지먼트를 하는 사람이 아니기 때문에 사람들이 무엇을 해야 하는지 여부를 저에게 계속 확인하는 사람이 아닙니다. 작업이 설정되면 추가 확인 및 설명이 필요하지 않을 정도로 지침이 명확해야 합니다(그러나 확실하지 않은 경우 설명을 찾는 것이 가장 좋습니다!). 그들이 하고 있는 일을 확실히 하고 질문을 가지고 계속 돌아올 필요를 느끼지 않도록 명확합니다. 팁 5와 마찬가지로 경계를 설정하는 것이 매우 중요합니다. 특히 당시에 대안을 생각할 수 없는 경우 경계가 작동할 수 있습니다.

예를 들어 공급자에게 가서 100개 단위를 주문하도록 지시할 수 있습니다. 일반 공급업체의 재고가 없는 경우 10% 이상 비싸지 않고 영업일 기준 3일 이내에 배송할 수 있는 한 새 공급업체를 사용하는 것이 좋습니다. 여기에서 당신은 당신의 대안에 대해 구체적이지 않았지만 그들이 전화를 걸 수 있을 만큼 충분히 명확했습니다.광고하는

7. 설명 받기

당신의 지시에 따라 직원을 풀어주기 전에 그들이 당면한 작업과 예상되는 작업을 이해했는지 확인하기 위해 설명을 구하는 것은 나쁘지 않을 것입니다. 질문이 있는 경우 마지막에 간단히 질문할 수 있지만 한 가지 문제는 단순히 아니오라고 말하기가 너무 쉽다는 것입니다. 그들은 이해한다고 생각하거나 너무 부끄러워 질문할 수도 있습니다! 아마도 그들에게 필요한 것이 무엇인지, 또는 우선순위/목표가 무엇인지 요약하도록 요청하여 귀하가 말한 내용이 제대로 전달되었는지 확인할 수 있습니다!

주요 사진 크레딧: picjumbo.com을 통한 picjumbo